Descubra as etapas de documentação de processos da sua empresa

 A documentação de processos é uma das atividades mais importantes para manter a empresa organizada, otimizada e produtiva. Em outras palavras, podemos dizer que essa técnica é fundamental para uma gestão de projetos estratégica e voltada para o aumento dos resultados.

Não se trata apenas de criar manuais e memoriais de projetos, mas sim de coletar dados e mapear processos para acompanhar e analisar o desempenho de cada parte que compõe a cadeia produtiva da empresa.

Se você precisa saber como fazer isso de maneira qualificada, padronizada e automatizada, o auxílio da tecnologia e boas práticas. Acompanhe, a seguir, um passo a passo completo de como executar de maneira eficiente o processo de documentação.

O que é documentação de processo?

A documentação de processos é uma ferramenta de gestão, inerente à organização de atividades dentro de uma empresa. Ou seja, visa descrever as etapas que compõem as tarefas e os processos, de forma organizada. Define processos e responsabilidades, a ordem de ações, clareza necessária para todos os envolvidos.

O fato é que muitos gestores desconhecem esse conceito, ou não acham que ele seja importante. Isso explica muito sobre a elevada quantidade de problemas encontrados em várias empresas, como:

• Ruídos de comunicação entre as áreas;
• Grande perda de processos por desorganização e falta de integração da equipe;
• Informações descentralizadas;
• Ausência de padronização;
• Tempo perdido com trabalhos repetitivos e manuais etc.
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Qual é a importância de documentar processos para a gestão da empresa?

Está relacionada à ideia de diretriz, tendo por propósito servir como uma espécie de roteiro para a organização, ajudando a mapear gargalos e anomalias nos procedimentos. Facilitando então apontar soluções às dificuldades encontradas ao longo das etapas de trabalho, de cada setor e atividade.

Essa relevância é vista, na prática, quando um colaborador se desliga da empresa ou entra de férias. Se seus processos, projetos e atividades não estiverem devidamente documentados, registrados e organizados, quem assumir o seu lugar encontrará grandes dificuldades para prosseguir o trabalho.

Portanto, a documentação de processos é indispensável, pois ajuda a diagnosticar o panorama atual de qualquer serviço e contribui com o monitoramento otimizado das atividades.

Quais benefícios são gerados através desse ato?

Além dos benefícios já citados, podemos destacar mais dois que estão presentes e visíveis no processo de documentação.

Se otimizados, os processos podem estar disponíveis a todos os departamentos da empresa e se pensarmos na ideia de otimização e gerenciamento do tempo, lembramos que geralmente, gasta-se muitos períodos com a procura de processos antigos, ou mesmo com atividades repetitivas e manuais para alimentar e organizar o banco de dados. Contando com um sistema tecnológico adequado, a otimização fará com que a empresa fique muito mais produtiva.

Como realizar este serviço de forma eficiente?

Pode-se dizer que não é algo difícil quando se conhece algumas boas práticas e quando se tem uma ajuda extra de programas que a tecnologia oferece.

1- Entenda os objetivos de cada processo.
A primeira coisa a se fazer consiste em compreender os objetivos de cada processo que está sendo executado na empresa. O que viabiliza a efetividade no desenvolvimento dos passos seguintes do trabalho.

Sendo assim, o armazenamento e a acessibilidade das informações são primordiais, tendo a necessidade de que os dados e os processos sejam documentados em um único local.

2- Definir os indicadores de desempenho
É essencial nesta estratégia definir os indicadores para monitorar as atividades da empresa, sendo possível identificar falhas ou oportunidades de melhorar as ações.

O acompanhamento por meio de métricas é interessante para obter relatórios com dados concretos, trazendo práticas pertinentes para serem aplicadas dentro da empresa.

3- Aprimore a comunicação interna
É importante manter todas as áreas conectadas e integradas acerca dos projetos, com armazenamento e acesso aos dados de cada atividade.

Deve-se contar com canais eficientes para que as interações internas ocorram com fluência, de maneira direta e sem ruídos.

4- Realize reuniões para envolver a equipe
Planejar e debater sobre os processos são de grande importância, pois é em reuniões que os problemas, gargalos e anomalias são discutidos, dados são analisados e planos de ações são decididos.

Além de promover uma interlocução entre os diferentes setores da empresa.

5- A tecnologia promove a integração
Adotar a tecnologia na rotina da empresa representa um movimento evolutivo, de profissionalização e automatização, cujo resultado é materializado em redução de custos e aumento de produtividade.

Sem o auxílio da tecnologia, a documentação de processos não teria foco, seria altamente trabalhosa e não apresentaria resultados a empresa.

Podemos então concluir que por meio da documentação de processo uma empresa se torna mais organizada e desfruta de inúmeras vantagens podendo respeitar as diretrizes da empresa.

Gostou do assunto? Quer saber um pouco mais ou precisa de uma ajudinha nessa parte? Entre em contato com a JCS Contabilidade, lá você encontra uma equipe especializada e pronta para te auxiliar.